RPA Journey – Vom Projekt zum Prozess

Robotic Process Automation – kurz RPA – kann bei optimaler Implementation f├╝r Organisationen zu bedeutender Steigerung der Effizienz, Qualit├Ąt, Agilit├Ąt und Rentabilit├Ąt der administrativen Prozesse f├╝hren. Dabei gibt es zwischen den Unternehmen unterschiedliche Sichtweisen, wie RPA eingef├╝hrt und ausgerollt werden soll.

Bei Routinuum sehen wir RPA nicht als ein Projekt, das einen Ausgangspunkt und einen Abschluss hat, sondern vielmehr als eine Journey, die bestenfalls immer weitergef├╝hrt wird. Denn die RPA Journey endet im Idealfall erst dann, wenn das vollst├Ąndige Automatisierungspotenzial ausgesch├Âpft ist. Desto gr├Âsser das Automatisierungspotenzial einer Organisation ist, umso l├Ąnger dauert demzufolge die RPA Journey.

Die Einf├╝hrung von RPA in einem Unternehmen startet mit einem isolierten Pilotprozess, dessen Umsetzung im Gegensatz zur fortlaufenden Journey als Projekt interpretiert werden kann. Dabei gilt es einen Prozess zu identifizieren und auszuw├Ąhlen, der ein m├Âglichst hohes Automatisierungspotenzial aufweist, um bereits mit dem ersten automatisierten Prozess eine hohe Effizienzsteigerung zu erzielen. Ein passender Pilotprozess wird beispielsweise mittels internen Workshops und Brainstorming identifiziert. Enge Zusammenarbeit und reibungsloser Austausch zwischen den RPA Beratern und den Prozess- und IT-Verantwortlichen der Organisation sind in dieser Phase f├╝r den Erfolg der RPA Einf├╝hrung ausschlaggebend. Im Anschluss wird mit Hilfe eines Proof-of-Concept (PoC) eine Machbarkeitsstudie gewisser Schl├╝ssel-Applikationen und Funktionalit├Ąten durchgef├╝hrt. Bei erfolgreichem PoC wird ein Prototyp entwickelt, getestet und wenn notwendig angepasst oder korrigiert, um bestm├Âglich direkt als Pilotprozess zu dienen. Abschliessend wird der Rollout geplant, mit ├ťberlegungen, die in der „Transitphase“ weitergef├╝hrt werden.

In der Transitphase entscheidet das Unternehmen schliesslich, ob der entwickelte RPA Bot f├╝r den Pilotprozess definitiv umgesetzt wird. Hier gilt es f├╝r Organisationen besonders zu ber├╝cksichtigen, dass bis zu diesem Schritt keine Lizenzgeb├╝hren f├╝r das Unternehmen anfallen, da im Falle der Software UiPath w├Ąhrend der Entwicklung und des Testings von einer kostenlosen zweimonatigen Testlizenz profitiert werden kann. Bei einem positiven Umsetzungsentscheid m├╝ssen demzufolge die UiPath Softwarelizenzen erworben werden, um den RPA Bot (und dessen Prozesse) produktiv zu setzen.

Nach der Transitphase ist der Pilotprozess implementiert und produktiv gesetzt – die RPA Journey beginnt. Die RPA Journey wird als repetitiver Prozess verstanden, der nach Abschluss wieder vom Ausgangspunkt startet. Die Aktivit├Ąten Prozessidentifizierung, RPA-Entwicklung, Testing, Rollout und Skalierung werden im Rahmen der RPA Journey chronologisch durchlaufen. Dennoch: Eine RPA Journey ist iterativ und beginnt nach der Skalierungsaktivit├Ąt erneut vom Ausgangspunkt. In diesem Grundprinzip unterscheidet sich eine l├Ąngerfristige, fortlaufende Journey von einem Pilotprozess oder „Experiment“. Denn w├Ąhrend es das Ziel des Pilotprozesses ist, einen m├Âglichst kurzen ROI zu haben, fokussiert sich die RPA Journey darauf das Automatisierungspotenzial einer Organisation und die erworbenen Software-Lizenzen maximal auszusch├Âpfen. Die Journey erfordert, dass Automatisierungsm├Âglichkeiten in anderen Prozessen oder Organisationsbereichen in einem vordefinierten Zyklus neu evaluiert werden, wo weiteres Skalierungspotenzial freigelegt wird.

Sowohl der Pilotprozess, als auch die w├Ąhrend der RPA Journey entstandenen Prozesse, werden parallel ├╝berwacht (Monitoring), gemessen und reviewed. Daraus k├Ânnen spannende T├Ątigkeiten und Einsatzgebiete im laufenden Betrieb entstehen, was zu weiterer Identifikation von Automatisierungspotenzialen f├╝hren kann.

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