Robotic Process Automation – kurz RPA – kann bei optimaler Implementation für Organisationen zu bedeutender Steigerung der Effizienz, Qualität, Agilität und Rentabilität der administrativen Prozesse führen. Dabei gibt es zwischen den Unternehmen unterschiedliche Sichtweisen, wie RPA eingeführt und ausgerollt werden soll.
Bei Routinuum sehen wir RPA nicht als ein Projekt, das einen Ausgangspunkt und einen Abschluss hat, sondern vielmehr als eine Journey, die bestenfalls immer weitergeführt wird. Denn die RPA Journey endet im Idealfall erst dann, wenn das vollständige Automatisierungspotenzial ausgeschöpft ist. Desto grösser das Automatisierungspotenzial einer Organisation ist, umso länger dauert demzufolge die RPA Journey.
Die Einführung von RPA in einem Unternehmen startet mit einem isolierten Pilotprozess, dessen Umsetzung im Gegensatz zur fortlaufenden Journey als Projekt interpretiert werden kann. Dabei gilt es einen Prozess zu identifizieren und auszuwählen, der ein möglichst hohes Automatisierungspotenzial aufweist, um bereits mit dem ersten automatisierten Prozess eine hohe Effizienzsteigerung zu erzielen. Ein passender Pilotprozess wird beispielsweise mittels internen Workshops und Brainstorming identifiziert. Enge Zusammenarbeit und reibungsloser Austausch zwischen den RPA Beratern und den Prozess- und IT-Verantwortlichen der Organisation sind in dieser Phase für den Erfolg der RPA Einführung ausschlaggebend. Im Anschluss wird mit Hilfe eines Proof-of-Concept (PoC) eine Machbarkeitsstudie gewisser Schlüssel-Applikationen und Funktionalitäten durchgeführt. Bei erfolgreichem PoC wird ein Prototyp entwickelt, getestet und wenn notwendig angepasst oder korrigiert, um bestmöglich direkt als Pilotprozess zu dienen. Abschliessend wird der Rollout geplant, mit Überlegungen, die in der „Transitphase“ weitergeführt werden.
In der Transitphase entscheidet das Unternehmen schliesslich, ob der entwickelte RPA Bot für den Pilotprozess definitiv umgesetzt wird. Hier gilt es für Organisationen besonders zu berücksichtigen, dass bis zu diesem Schritt keine Lizenzgebühren für das Unternehmen anfallen, da im Falle der Software UiPath während der Entwicklung und des Testings von einer kostenlosen zweimonatigen Testlizenz profitiert werden kann. Bei einem positiven Umsetzungsentscheid müssen demzufolge die UiPath Softwarelizenzen erworben werden, um den RPA Bot (und dessen Prozesse) produktiv zu setzen.
Nach der Transitphase ist der Pilotprozess implementiert und produktiv gesetzt – die RPA Journey beginnt. Die RPA Journey wird als repetitiver Prozess verstanden, der nach Abschluss wieder vom Ausgangspunkt startet. Die Aktivitäten Prozessidentifizierung, RPA-Entwicklung, Testing, Rollout und Skalierung werden im Rahmen der RPA Journey chronologisch durchlaufen. Dennoch: Eine RPA Journey ist iterativ und beginnt nach der Skalierungsaktivität erneut vom Ausgangspunkt. In diesem Grundprinzip unterscheidet sich eine längerfristige, fortlaufende Journey von einem Pilotprozess oder „Experiment“. Denn während es das Ziel des Pilotprozesses ist, einen möglichst kurzen ROI zu haben, fokussiert sich die RPA Journey darauf das Automatisierungspotenzial einer Organisation und die erworbenen Software-Lizenzen maximal auszuschöpfen. Die Journey erfordert, dass Automatisierungsmöglichkeiten in anderen Prozessen oder Organisationsbereichen in einem vordefinierten Zyklus neu evaluiert werden, wo weiteres Skalierungspotenzial freigelegt wird.
Sowohl der Pilotprozess, als auch die während der RPA Journey entstandenen Prozesse, werden parallel überwacht (Monitoring), gemessen und reviewed. Daraus können spannende Tätigkeiten und Einsatzgebiete im laufenden Betrieb entstehen, was zu weiterer Identifikation von Automatisierungspotenzialen führen kann.