RPA – 9 Kriterien zur Prozessidentifikation

RPA Automatisierungen sind aufgrund des geringen Investments und des daraus resultierenden hohen sowie raschen Return on Investments (ROI) sehr attraktiv. Dies führt dazu, dass RPA immer häufiger in Automatisierungsprojekten angewendet wird.

Damit RPA Projekte erfolgreich durchgeführt und tatsächlich Kosten eingespart werden können ist neben der Auswahl der Technologie auch der passende, zu automatisierende Prozess zu wählen. In diesem Kontext werden im Folgenden neun Kriterien vorgestellt, welche zur Identifizierung von Automatisierungspotential angewandt werden können.

Generell ist zu beachten, dass bei der Identifizierung von geeigneten Prozessen zwei Arten von Kriterien zu prüfen sind; anhand betriebswirtschaftlicher Kriterien ist zu prüfen, ob der Aufwand zur Automatisierung des Prozesses lohnenswert ist. Andererseits ist, sobald ein betriebswirtschaftlich geeigneter Prozess identifiziert wurde anhand von technischen Kriterien abzuklären, ob sich der Prozess mit RPA automatisieren lässt.

Betriebswirtschaftliche Kriterien

Die Sichtung von wissenschaftlicher und praxisorientierter Literatur ergibt die folgenden, am häufigsten genannten betriebswirtschaftlichen Kriterien:

  • Fallhäufigkeit: Je öfters ein Prozess durchgefĂĽhrt wird, desto eher lohnt sich eine Automatisierung.
  • Zeitaufwand: Je aufwändiger die DurchfĂĽhrung eines Prozesses ist, desto eher lohnt sich eine Automatisierung. Kosten lassen sich hier möglicherweise durch die Saläre der am Prozess beteiligten Mitarbeiter berechnen.
  • Fehleranfälligkeit: Je höher die tendenzielle Fehleranfälligkeit eines Prozesses bei manueller Bearbeitung, desto eher kann diese Fehlerquote durch die Anwendung von RPA gesenkt werden.
  • Anzahl Informationssysteme: Je mehr Informationssysteme der Prozess durchläuft und je höher die Anzahl der SystembrĂĽche, desto sinnvoller eine Automatisierung mit RPA.

In diesem Kontext ist zu empfehlen, aus den Kriterien Fallhäufigkeit und Zeitaufwand die Variabel des Prozessvolumens zu berechnen. Anhand dieses Produkts ist abzuschätzen, wie viel Zeit durch eine erfolgreiche Automatisierung eingespart werden kann. Bei der Fehleranfälligkeit ist besonders auf Flüchtigkeitsfehler zu achten: Diese treten in der Regel auf, wenn Mitarbeitende eintönige Arbeiten für lange Zeit erledigen müssen und dabei unaufmerksam werden. Diese Art von Fehlern lässt sich mit RPA komplett eliminieren. RPA eignet sich besonders für Prozesse, welche mehrere Systembrüche beinhalten, also die Nutzung verschiedener Informationssysteme voraussetzen. Im Vergleich zu herkömmlichen Automatisierungen muss bei RPA nicht für jedes involvierte Systeme eine entsprechende API programmiert werden, denn es kann direkt über das Interface auf das entsprechende System zugegriffen werden.

Technische Kriterien

Im Bezug auf technische Kriterien, die die Automatisierbarkeit eines Prozesses bewerten, wird in diversen Studien und Blogbeiträgen auf die folgenden Punkte hingewiesen:

  • Regelbasiert: Um den gesamten Prozess automatisieren zu können, muss er vollständig regelbasiert sein. Ansonsten ist eine Teilautomatisierung zu prĂĽfen.
  • Repetitiv: Der Prozess besteht aus einer Reihe an Tasks, welche sich kaum ändern oder in anderer Reihenfolge und Art durchgefĂĽhrt werden mĂĽssen.
  • Standardisiert: Je höher der Standardisierungsgrad, desto eher kann der Prozess automatisiert werden.
  • Prozessreife/ -stabilität: Je stabiler und reifer ein Prozess ist, also je seltener er angepasst wird, desto besser kann man eine Automatisierung durchfĂĽhren.
  • Datenstruktur: Ein Roboter kann lediglich strukturierte Daten problemlos bearbeiten. Unstrukturierte Daten mĂĽssen allenfalls in einem weiteren Schritt zunächst in eine einheitliche Struktur gebracht werden.

Gerade die ersten drei genannten Kriterien sind als besonders aussagekräftig zu beurteilen. Ist bei der Bearbeitung eines Prozesses nicht auf eine oder mehrere stets unveränderliche Regeln zurückzugreifen, sprich muss jeder Fall einzeln und situativ von einem Mitarbeitenden beurteilt werden, ist eine Automatisierung kaum möglich.

Anhand dieser neun Kriterien können die meisten Prozesse soweit beurteilt werden, dass man abschätzen kann, ob eine Automatisierung lohnenswert ist oder nicht.

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